Szenarien

Szenarien

Architekturbüro

Ein Architekturbüro setzt als CAD Anwendung „AutoCAD Architecture™“ der Firma Autodesk™ Inc. ein. Insgesamt nutzen 15 Mitarbeiter und zwei Auszubildende diese Software. AutoCAD ist an 15 Desktop Arbeitsstationen installiert. Zusätzlich stehen Installationen auf 5 Notebooks zur Verfügung, die für Kunden- und Baustellenbesuche sowie für Präsentationen verwendet werden.

Da AutoCAD nicht an allen Arbeitsstationen permanent gleichzeitigt genutzt wird, wurden aus Kostengründen lediglich 10 AutoCAD Netzwerklizenzen (floating, concurrent user) Lizenzen beschafft, d. h. an 10 Arbeitsstationen kann AutoCAD gleichzeitig genutzt werden. Die zur Verwaltung dieser Lizenzen notwendige Lizenzmanagement Software FlexNet (FLEXlm) der Firma Flexera (vormals acresso) wurde auf einem zentralen Server installiert auf den alle Arbeitsstationen im lokalen Netzwerk Zugriff haben.

Da das Architekturbüro keine eigene IT Abteilung hat wird die Administration des Lizenzservers und der AutoCAD Installationen von einem der AutoCAD Anwender geleistet.

Damit AutoCAD auf den Notebooks auch dann lauffähig ist, wenn diese keine Verbindung zum Firmennetzwerk haben, ist für diese Geräte die Funktionalität „borrowing“ der Lizenzmanagement Software aktiviert. D. h., bevor ein Notebook vom lokalen Netzwerk getrennt wird, kann eine der zur Verfügung stehenden AutoCAD Lizenzen „ausgeliehen“ werden und auf dem Notebook für einen vorher definierten Zeitraum „offline“ verfügbar gemacht werden. Für diesen Zeitraum steht diese Lizenz dann den übrigen Arbeitsstationen nicht zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Zeit oder, wenn das Notebook wieder Netzwerkverbindung hat und die Lizenz aktiv zurückgegeben wird, steht die Lizenz den übrigen Nutzern wieder zur Verfügung.

Obwohl selten mehr als 10 Anwender gleichzeitig AutoCAD aktiv Nutzen kommt es sehr häufig zur „Lizenzverweigerung“, d.h. ein Anwender bekommt beim Versuch AutoCAD zu starten die Meldung, dass keine freie Lizenz zur Verfügung steht.

Typischerweise macht sich dann dieser Anwender auf die Suche nach einem anderen Anwender, welcher eine AutoCAD freigeben könnte weil zwar AutoCAD auf seiner Arbeitsstation gestartet hat aber auf Grund von anderweitiger Aktivitäten - z. B. einer „spontanen Besprechung“ – aktuell nicht aktiv damit arbeitet.

Da kein „hauptamtlicher“ Systemadministrator zur Verfügung steht, der zumindest herausfinden könnte, wer die aktuellen „Verbraucher“ der Lizenzen sind und das System für die Anwender keine entsprechende Information zur Verfügung stellt, ist dies ein oft mühsames und zeitintensives Verfahren.

Die Folge ist eine sinkende Produktivität durch fehlende freie Lizenzen und durch zwangsläufig erhöhte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Zudem steigt die Frustration und die Anforderung nach dem Zukauf zusätzlicher Lizenzen wächst, ohne dass die tatsächliche produktive Auslastung der Lizenzen bekannt ist.

Um die Kosten für die Beschaffung zusätzlicher Lizenzen zu sparen, werden die Möglichkeiten von FlexNet genutzt und einzelnen „wichtigen“ Anwendern höhere Priorität eingeräumt oder gar Lizenzen für diese reserviert.

Wenn zusätzlich noch bis zu 5 Lizenzen auf Mobilgeräte ausgecheckt sind, senkt dies folglich die Verfügbarkeit für die übrigen Anwender und die Auszubildenden müssen für ihre Arbeiten in die absoluten Randzeiten ausweichen.

Der Administrationsaufwand für den „ehrenamtlichen“ CAD Administrator steigt stark an, da diese Konfigurationen oft geändert werden müssen um der jeweils aktuellen Situation gerecht zu werden.

Die einzige Alternative zur Behebung dieser für die Leistungsfähigkeit des Unternehmens schädlichen Situation scheint vordergründig die Beschaffung von drei neuen Lizenzen und mehr Kapazität und damit Kosten für die Administration und das Lizenzmanagement zu sein.

Angestrebt werden jedoch vorrangig eine Konfiguration und eine Verwaltung der AutoCAD Lizenzen die dafür sorgt, dass es zu möglichst geringen Einschränkungen bei der Produktivität kommt. Die Beschaffung von teuren neuen Lizenzen soll weitestgehend vermieden werden.

Um diese generelle Anforderung zu erfüllen müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Wenn Lizenzen knapp sind, muss es möglich sein, AutoCAD Sitzungen die zwar geöffnet sind, aber nicht produktiv genutzt werden ohne großen Aufwand zu identifizieren und zu schließen um Lizenzen freizusetzen.
  • Es muss jederzeit und auch für die Anwender transparent sein, wer gerade welche Lizenz nutzt.
  • Der Aufwand zur Administration muss minimiert werden
  • Die tatsächliche Nutzung und die Nutzungszeiten müssen ermittelt werden um den Einsatz der Lizenzen optimieren zu können oder einen evtl. tatsächlich vorhandenen Bedarf für die Beschaffung von zusätzlichen Lizenzen zu ermitteln.

Die Basisinstallation von OpenLM erfolgt auf einem Server und ist mit minimalem Aufwand verbunden.

Nach dem Start sammelt OpenLM in einer integrierten Datenbank Informationen über sämtliche Lizenzaktivitäten und stellt diese für Auswertungen oder zur Überwachung bereit. Dies betrifft sowohl Informationen darüber, wer wann welche Lizenzen genutzt hat, als auch wem wann welche Lizenz verweigert wurde.

Diese Informationen können dem Administrator und jedem Berechtigten über ein Webinterface in für ihn geeigneter Form zur Verfügung gestellt werden.

Zusätzlich zu dieser Serverinstallation kann auf den Arbeitsstationen der OpenLM Agent installiert werden. Abhängig von der durch den Administrator vorgenommenen Konfiguration stehen dem Anwender dann grundsätzlich folgende weitere Funktionalitäten zur Verfügung:

  1. Abfrage des Status für jede Lizenz.
    1. Abfrage wer die Nutzer dieser Lizenz sind und, sofern verfügbar und freigegeben, die Kontaktinformationen für diese Nutzer.
  2. Automatisches Schließen von Zeichnungen und Anwendungen durch OpenLM abhängig von der Anwenderaktivität und der Auslastung der Lizenzen (konfigurierbar).
  3. Information über Dokumente die kürzlich durch OpenLM (automatisch oder durch den Administrator) geschlossen wurden und komfortable Öffnung dieser Dokumente mit dem OpenLM Agent.
  4. Setzen des aktives Projektes auf welches die Nutzungszeiten gebucht werden sollen
  5. Benachrichtigung über die Verfügbarkeit einer ursprünglich verweigerten Lizenz (mit Reservierung für eine definierte Zeit).

Durch die frei konfigurierbare Benachrichtigungsfunktion von OpenLM (OpenLM Alerts) sind alle relevanten Mitarbeiter stets über die Auslastung der Lizenzen und den Status der Systeme im Bilde. Der Administrative Aufwand kann so auf ein Minimum reduziert werden.

Durch die komfortable Möglichkeit mittels der grafischen Benutzeroberfläche von OpenLM verschiedenste Konfigurationen (Option Files) für FlexNet zu erstellen und zu verwalten, kann auf veränderte Situationen schnell reagiert werden und unterschiedliche bewährte Konfigurationen können vorgehalten werden.

Durch die Optimierung mit OpenLM kann die zusätzliche Beschaffung auf eine Lizenz verringert werden.

Die Ausfallzeiten und der erhöhte Kommunikationsaufwand durch Lizenzverweigerung und „Lizenzsuche“ können fast vollständig eliminiert werden. Die Produktivität und die Zufriedenheit der Anwender steigen signifikant.

Sollte dennoch einmal eine Lizenz nicht verfügbar sein, wird der Anwender automatisch informiert wenn diese Lizenz wieder verfügbar ist und diese Lizenz für ihn für einen definierten Zeitraum reserviert.

Jeder Mitarbeiter kann die Auslastung der Lizenzen jederzeit auf Anforderung einsehen und so können z.B. Besprechungen in Zeiten hoher Auslastung gelegt werden.

Die Produktivitätsfunktionalitäten von FlexNet / FLEXlm können komfortabel genutzt werden ohne den Administrator zu stark zu belasten.

ESRI ELA

Das ESRI Enterprise License Agreement (ELA) Programm eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Nutzung der GIS Technologie zu erweitern. Der Vorteil für die Unternehmen besteht darin, dass Ihnen die notwendige Software zur Verfügung gestellt wird um ihre Dienstleistungen zu verbessern und ihre Ressourcen effizienter zu nutzen.

Die letztendlichen Kosten bestimmen sich durch die Art der Organisation und durch eine Reihe anderer Faktoren wie die Anzahl der genutzten Lizenzen, sind jedoch typischerweise geringer als bei der Nutzung dedizierter Lizenzen.

Üblicherweise werden solche ESRI ELA Verträge für einen Zeitraum von drei Jahren abgeschlossen und werden in verschiedenen Ausprägungen angeboten um den Anforderungen unterschiedlichster Unternehmen gerecht zu werden.

Nach Ablauf der Vertragsperiode kann der Kunde wählen, ob er den Vertrag verlängern will oder ob er zu einem Standard Lizenzvertrag wechseln möchte.

Wenn der Vertrag verlängert wird, berechnen sich die neuen Kosten aus der Anzahl und dem aktuellen Preis der momentan eingesetzten Lizenzen und nicht nach der Anzahl und dem Preis der ursprünglich im ELA vereinbarten Lizenzen.


Zitat aus einem ELA Vertrag:

“Upon expiration of this ELA, the parties will evaluate Licensee's requirements. Any follow-on ELA will be offered in accordance with license terms and condition and pricing then in effect and based upon Licensee's then current meter count.”

Das ESRI ELA Programm bietet zahlreiche Vorteile für den Kunden, passt aber nicht in jedem Fall.

Unternehmen die sich entscheiden das ELA nicht zu verlängern müssen für ihre Lizenzen die Standard Wartungsgebühren bezahlen. Dies kann zu erheblichen Abweichungen zu den ursprünglichen Verträgen führen. Auch für Unternehmen die vorhaben, das ELA zu verlängern, kann das problematisch werden. Die Verfügbarkeit einer unlimitierten Anzahl von Lizenzen, wie vom ELA ermöglicht, kann die Kosten für die Verlängerung massiv verteuern, wenn die Unternehmen die Lizenzen nicht effizient und aktiv verwalten.

Die Nutzung der Lizenzen kann durch aktives Lizenzmanagement mit OpenLM maximiert werden. Auf diese Weise kann der Preis für die Verlängerung des ELA minimiert werden bei gleichzeitiger Erhöhung der Produktivität.

Der Einsatz von OpenLM hat für Unternehmen die am ESRI ELA Programm teilnehmen zahlreiche Vorteile:

  • Unlimitierte Verfügbarkeit von ESRI Software bei gleichzeitiger Sicherstellung, dass die Lizenzen effizient genutzt werden.
  • Die Anforderung des ESRI ELA nach einer „Agency Central Support“ (ACS) für die Dokumentation der Lizenznutzung wird durch eine umfassende Lösung von OpenLM voll erfüllt.
  • OpenLM unterstützt den Kunden beim jährlichen Lizenzbericht an ESRI.
  • OpenLM liefert dem ACS Verantwortlichen aussagekräftige Informationen über die Lizenznutzung, die zur Optimierung oder zur Kostenzuweisung genutzt werden können.
  • Minimierung der Kosten für die Lizenzadministration.

ESRI empfiehlt OpenLM zur Überwachung der Nutzung von Netzwerklizenzen:

"There are optional methods to track usage of concurrent use licenses such as ... OpenLM ..." (Quelle: "ArcGIS 10 Licensing Concepts and Strategies")

Unkontrollierter Einsatz unlimitiert zur Verfügung gestellter Lizenzen kann Firmen in eine Kostenfalle führen. Unternehmen, die am ESRI ELA Programm teilnehmen und mit OpenLM aktives Lizenzmanagement betreiben können bei voller Kostenkontrolle und ohne Produktivitätseinschränkungen die volle Funktionalität der ESRI Produktpalette nutzen und die Compliance hinsichtlich der Lizenzverträge jederzeit nachweisen.

Mittelstand

Ein mittelständisches Maschinen- und Anlagenbau Unternehmen mit ca. 800 Mitarbeitern entwickelt Spezialmaschinen für die Fertigungsindustrie, die weltweit zum Einsatz kommen. Das Unternehmen hat die Finanzkrise gut überstanden. Mit Zukäufen von kleineren Unternehmen in Südamerika und Asien mit Spezial-Know-how verfolgt das Unternehmen das erklärte Ziel seine weltweite Spitzenposition in diesem Marktsegment zu festigen. Gleichzeitig geht es darum, durch die Akquisitionen Synergien beim Einsatz von Ressourcen zu erreichen und möglichst allen Wissensträgern im Stammwerk, wie auch in den neuen Niederlassungen, optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen.

Im Bereich Forschung und Entwicklung kommen dabei für die ca. 170 Ingenieure sowohl in der mechanischen Konstruktion, in der elektrischen Konstruktion als auch bei der Softwareentwicklung modernste CAx Applikationen zum Einsatz. Die meisten dieser 14 Applikationen sind „Concurrent User“ Lizenzen (auch Netzwerklizenz oder floating Lizenz) und haben einen Anschaffungswert von 5.000 bis 20.000 Euro je Lizenz bzw. von 30.000 Euro bei einzelnen Spezialmodulen. Die Wartungskosten belaufen sich auf ca. 20% des Anschaffungspreises.

Die Sicherstellung des Betriebs der Lizenzen liegt bei der IT-Abteilung, in der Mitarbeiter neben ihren Kernaufgaben wie Installation der Applikationen, Schulungen und Hotline, versuchen, mit selbstentwickelten Scripts die Nutzung der mit IBM LUM, Sentinel HASP und Flexera FlexNet / FLEXlm gemangten Software zu erfassen.

Diese Daten werden an das  Controlling und die neu geschaffene Compliance Abteilung weitergeleitet, die dann auf Basis von Excel Tabellen den Abgleich mit den Plankosten und den Lizenzverträgen durchführen und dokumentieren.

Die größte Herausforderung besteht für die IT-Abteilung im Sammeln der der geforderten Informationen bezüglich der Nutzung der CAx Lizenzen zum richtigen Zeitpunkt.

Ein Ziel der Geschäftsleitung bei der Übernahme von Unternehmen war die Konsolidierung der CAx Arbeitsplätze. Die CAx Lizenzen sollten aktuell im 24x7 Einsatz sein und sich somit ein wesentlicher Synergieeffekt einstellen.

Obwohl man schon nach Verhandlungen mit den Herstellern wegen des Rechtes einer weltweiten Nutzung in ein kostenpflichtiges Upgrade der CAx Arbeitsplätze investiert hat, liegt aktuell ein Investitionsantrag aus Asien in Höhe von 250.000 Euro für weitere 20 CAD Lizenzen für mechanische Entwicklung auf dem Tisch.

Die Geschäftsleitung will daher von der IT folgende Informationen zu den CAx Arbeitsplätzen:

  • Warum haben sich die gewünschten Kosteneinsparungen nicht eingestellt?
  • Wie war die Auslastung der CAx Lizenzen im letzten Monat, Quartal und Jahr?
  • Gibt’s es Möglichkeiten den Einsatz der Lizenzen zu optimieren ohne die Verfügbarkeit zu gefährden?
  • Welche Kostenentwicklung ist zu erwarten bei einem jährlichen Wachstum von 20% in Forschung und Entwicklung?

Installation von „OpenLM Utilizer“ auf dem Lizenzserver mit der Zusatzkomponente „OpenLM Alerts“.

OpenLM Utilizer ist die Kernkomponente des OpenLM Lösungsangebots. Mit dem Utilizer können Unternehmen Ihre Lizenzen verwalten, in real-time den Verbrauch der Lizenzen steuern oder ganz einfach Berichte für das Management erstellen.

Das OpenLM Alert System ermöglicht es Unternehmen Probleme im Zusammenhang mit der Lizenzierungsverteilung in den Griff zu bekommen, bevor mögliche Engpässe bei den Anwendern auftreten. Hohe Verfügbarkeit der Lizenzen gewährleistet die optimale Verfügbarkeit von Ressourcen für die Nutzer innerhalb einer Organisation.

Durch die detaillierte und lückenlose Informationsbereitstellung der Nutzung der Lizenzen konnte festgestellt werden, dass die verfügbaren Lizenzen  in Spitzenzeiten maximal zu 78% ausgelastet waren. Mit dem Einsatz von aktivem Lizenzmanagement lässt sich die Anschaffung der aus Asien angeforderten 20 neuen CAD Arbeitsplätze vollständig einsparen.

Durch die Optimierung mit OpenLM ist das Maschinenbauunternehmen in der Lage das Wachstum in den nächsten vier Jahren ohne Neuanschaffung von CAx Lizenzen zu bewältigen.

Darüber hinaus ist bei sehr teureren Lizenzen für Zusatzmodule wie FEM Berechnung die Verfügbarkeit und damit die Produktivität bei komplexen Entwicklungen stark gestiegen, was sich unmittelbar auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auswirkt.

Bei Fragen sind wir sern gern persönlich für Sie da